AGENDA MENSAL DO ESCRITÓRIO
Dia 05 do mês:
As empresas remetem ao Escritório rigorosamente em ordem de datas:
a) PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO, acompanhado de todos documentos nele lançados.
b) 1ª Via Notas fiscais de compra ( com observação no verso A VISTA ou a PRAZO - com datas de vencimentos de boletos /duplicatas ou nº de cheque em caso de cheque pré datado).
c) Notas fiscais /Cupons Fiscais de Venda (com observação no verso A VISTA ou a PRAZO - com datas de vencimentos de boletos /duplicatas ou nº de cheque em caso de cheque pré datado).
OBSERVAÇÃO: Notas fiscais/cupons anulados ficam arquivados na empresa anexados ao talonário. Não possuem valor fiscal para lançamento.
c) Os comprovantes de todos os documentos lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
d) Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do 1º ao último dia de cada mês.
e) Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cópia desta.
f) Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito).
g) Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.
h) Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
i) Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica) lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
j) Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso.
l) Despesas pagas no mês anterior: Contas de Água,Luz,Telefone,Condomínio,etc... lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
m) Todo e qualquer pagamento feito pela empresa com comprovante , no mês anterior. lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
CUIDADO: Revise muito bem toda a documentação antes de enviar ao Escritório Contábil, para não correr o risco de ficar faltando alguma coisa, principalmente alguma nota fiscal /Cupom Fiscal, pois o Escritório Contábil não irá cobrar uma obrigação da empresa: ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS CONTÁBEIS para Escrituração.
a) PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO, acompanhado de todos documentos nele lançados.
b) 1ª Via Notas fiscais de compra ( com observação no verso A VISTA ou a PRAZO - com datas de vencimentos de boletos /duplicatas ou nº de cheque em caso de cheque pré datado).
c) Notas fiscais /Cupons Fiscais de Venda (com observação no verso A VISTA ou a PRAZO - com datas de vencimentos de boletos /duplicatas ou nº de cheque em caso de cheque pré datado).
OBSERVAÇÃO: Notas fiscais/cupons anulados ficam arquivados na empresa anexados ao talonário. Não possuem valor fiscal para lançamento.
c) Os comprovantes de todos os documentos lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
d) Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do 1º ao último dia de cada mês.
e) Depósito bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cópia desta.
f) Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito).
g) Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.
h) Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
i) Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do consumidor ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica) lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
j) Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do recebimento no verso.
l) Despesas pagas no mês anterior: Contas de Água,Luz,Telefone,Condomínio,etc... lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
m) Todo e qualquer pagamento feito pela empresa com comprovante , no mês anterior. lançados na PLANILHA DE CAIXA DIÁRIO.
CUIDADO: Revise muito bem toda a documentação antes de enviar ao Escritório Contábil, para não correr o risco de ficar faltando alguma coisa, principalmente alguma nota fiscal /Cupom Fiscal, pois o Escritório Contábil não irá cobrar uma obrigação da empresa: ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS CONTÁBEIS para Escrituração.
Atenção: As empresas que não tiveram nenhuma movimentação no mês anterior favor informar, por e-mail ao Escritório o fato.
TODA A DOCUMENTAÇÃO APÓS ESCRITURADA NA CONTABILIDADE SERÁ DEVOLVIDA PARA A EMPRESA PARA O DEVIDO ARQUIVAMENTO NAS DEVIDAS PASTAS CONFORME SUGERIDO NO BLOG MENU Documentos Arquivados na Empresa
Dia 16 do mês:
O Escritório remete , por e-mail, para a empresa as guias referentes aos tributos/impostos.
O Escritório remete , por e-mail, para a empresa as guias referentes aos tributos/impostos.
Dia 20 do mês:
O Escritório envia para empresa, POR E-MAIL, planilha com as mais diversas informações do mês anterior como por exemplo: faturamento, impostos, encargos trabalhistas, vencimentos de exames médicos, contratos de trabalho, férias,etc.
O Escritório envia para empresa, POR E-MAIL, planilha com as mais diversas informações do mês anterior como por exemplo: faturamento, impostos, encargos trabalhistas, vencimentos de exames médicos, contratos de trabalho, férias,etc.
Dia 21 do mês:
A Empresa Remete para o Escritório:
1) Documentos necessários para confeccionar a folha de pagamento mensal da empresa:
- Planilha de Controle de Ponto dos empregados com as devidas informações de rodapé preenchidas.
- Planilha com informações para Folha de Pagamento devidamente preenchida.
- Cópia de documentos que tenham sofrido retenção de Inss.
- Cópia de todos os recibos de pagamentos a Autônomos.
- Cópia dos Atestados Médicos.
OBSERVAÇÃO SUPER IMPORTANTE
“SEMPRE QUANDO EFETUAR QUALQUER PAGAMENTO A AUTÔNOMO O FAZER UTILIZANDO O MODELO DE RECIBO COM A DEVIDA RETENÇÃO OBRIGATÓRIA DE 11% AO INSS E ENTREGANDO AO AUTÔNOMO O COMPROVANTE DE RETENÇÃO DE INSS, EM 2 VIAS FICANDO UMA VIA PROTOCOLADA EM PODER DA EMPRESA (para fins de fiscalização do INSS)”.
Orientações do INSS:
a) Caso o Prestador de Serviço (Autônomo/Síndico) não possua nº de inscrição no INSS, poderá ser informado no seu lugar o nº do seu Pis/Pasep. Caso o Prestador não possua nº de inscrição no INSS e nem nº de inscrição no Pis/Pasep a empresa deverá inscrever o autônomo no INSS, caso contrário não poderá contratar seus serviços. A Legislação do INSS obriga que os pagamentos a Prestadores de Serviço Autônomo e RETIRADAS DE PRÓ-LABORE sofram retenção de 11% de INSS e sejam, obrigatoriamente, informados na Folha de Pagamento Mensal da empresa e na GFIP. Para podermos informar os Prestadores de Serviços na GFIP necessitamos obrigatoriamente do seu nº do PIS e/ou nº de inscrição no INSS.
CADASTRO DE SEGURADOS NO INSS
1) Documentos necessários para confeccionar a folha de pagamento mensal da empresa:
- Planilha de Controle de Ponto dos empregados com as devidas informações de rodapé preenchidas.
- Planilha com informações para Folha de Pagamento devidamente preenchida.
- Cópia de documentos que tenham sofrido retenção de Inss.
- Cópia de todos os recibos de pagamentos a Autônomos.
- Cópia dos Atestados Médicos.
OBSERVAÇÃO SUPER IMPORTANTE
“SEMPRE QUANDO EFETUAR QUALQUER PAGAMENTO A AUTÔNOMO O FAZER UTILIZANDO O MODELO DE RECIBO COM A DEVIDA RETENÇÃO OBRIGATÓRIA DE 11% AO INSS E ENTREGANDO AO AUTÔNOMO O COMPROVANTE DE RETENÇÃO DE INSS, EM 2 VIAS FICANDO UMA VIA PROTOCOLADA EM PODER DA EMPRESA (para fins de fiscalização do INSS)”.
Orientações do INSS:
a) Caso o Prestador de Serviço (Autônomo/Síndico) não possua nº de inscrição no INSS, poderá ser informado no seu lugar o nº do seu Pis/Pasep. Caso o Prestador não possua nº de inscrição no INSS e nem nº de inscrição no Pis/Pasep a empresa deverá inscrever o autônomo no INSS, caso contrário não poderá contratar seus serviços. A Legislação do INSS obriga que os pagamentos a Prestadores de Serviço Autônomo e RETIRADAS DE PRÓ-LABORE sofram retenção de 11% de INSS e sejam, obrigatoriamente, informados na Folha de Pagamento Mensal da empresa e na GFIP. Para podermos informar os Prestadores de Serviços na GFIP necessitamos obrigatoriamente do seu nº do PIS e/ou nº de inscrição no INSS.
CADASTRO DE SEGURADOS NO INSS
b) Caso o prestador de serviço durante aquele mês já sofreu retenção sobre o teto máximo do inss, conforme TABELA, a empresa deverá exigir uma DECLARAÇÃO DO AUTÔNOMO, conforme MODELO.
Dia 30 do mês:
O Escritório envia para empresa, POR E-MAIL, Boleto de Honorários mensais.
AGENDA ANUAL DE REMESSA DE DOCUMENTOS |
JANEIRO
Dia 15: Prazo final para empresa enviar documentação para Renovação do Alvará Sanitário:
A empresa precisa providenciar os seguintes documentos para a renovação anual do Alvará Sanitário e enviá-los por e-mail para o escritório:
- Xerox do Alvará dos Bombeiros;
- Xerox da Limpeza da caixa de Água;
- Xerox do Alvará Sanitário anterior;
- Xerox da Taxa de Vistoria PAGA do Alvará de Localização mais recente;
- Xerox do Alvará dos Bombeiros;
- Xerox da Limpeza da caixa de Água;
- Xerox do Alvará Sanitário anterior;
- Xerox da Taxa de Vistoria PAGA do Alvará de Localização mais recente;
Dia 15: XEROX DA CARTEIRA DE VACINAÇÃO DOS FILHOS COM IDADE ATÉ 6 ANOS DEVIDAMENTE ATUALIZADA.Os empregados com filhos de até 6 anos deverão apresentar a empresa Xerox da carteira de vacinação dos filhos devidamente atualizada. O NÃO CUMPRIMENTO DESTA EXIGÊNCIA CANCELA O RECEBIMENTO DO SALÁRIO FAMÍLIA.
COMPROVANTE DE FREQUÊNCIA ESCOLAR DOS FILHOS COM IDADE ENTRE 7 E 13 ANOS.Os empregados com filhos de 7 a 13 anos deverão apresentar atestado de freqüência escolar de cada filho. O NÃO CUMPRIMENTO DESTA EXIGÊNCIA CANCELA O RECEBIMENTO DO SALÁRIO FAMÍLIA.
Conforme cláusula 07 de dissídio coletivo 2011/2012, os empregados em condomínios que estejam matriculados em curso oficial de ensino ou que tiverem filho menor de 16 anos em igual situação deverão providenciar ATESTADO DE FREQUÊNCIA ESCOLAR, para terem direito ao AUXILIO ESCOLAR, que será pago juntamente com a folha do mês de FEVEREIRO/2012. Os Atestados deverão ser entregues ao Departamento de Pessoal da empresa obrigatoriamente até o dia 21/Fevereiro.
Os empregados que não providenciarem os Atestados de Freqüência Escolar até 21/02 não receberão o Auxílio.
SOMENTE PARA CONDOMÍNIOS
Os empregados que não providenciarem os Atestados de Freqüência Escolar até 21/02 não receberão o Auxílio.
- Cláusula 07 do Dissídio dos Condomínios: (AUXÍLIO ESCOLA)
Ao empregado, quando matriculado em curso oficial de ensino ou que tiver filho menor de 16 (dezesseis) anos em igual situação, será devido um auxílio anual, a ser pago com o salário competente ao mês de fevereiro, equivalente a 50% (cinqüenta por cento) do salário normativo da categoria, mediante comprovação de freqüência mínima de 75% (setenta e cinco por cento) do ano letivo anterior ou comprovante de matrícula do ano. O valor estipulado se limita ao auxílio escolar, no número máximo até 02 (dois) de filhos a que o empregado tiver. O não cumprimento do estabelecido no caput acarretará multa de 1/30 (um trinta avos) por dia de atraso em favor do empregado.
Dia 31: Comprovante de Retenção na fonte de Contribuições Federais
As empresas remetem para o Escritório Contábil todos os comprovantes de retenção de IRRF, COFINS, PIS e Csll recebido das empresas, a qual tenha sido emitida nota fiscal com retenção de algum destes tributos. Este documento é obrigatório para confecção da DIRF que deverá ser entregue anualmente até o último dia útil do mês de Fevereiro.
Dia 31: Livro de Inventário
As empresas comerciais deverão remeter ao escritório contábil o Livro de Inventário com data de 31/12 do ano anterior para ser encadernado.
Observações importantes:
1) As páginas com TERMO DE ABERTURA E TERMO DE ENCERRAMENTO do Livro de Inventário serão impressas pelo ESCRITÓRIO. O Custo de encadernação será considerado despesa extracontábil e será cobrado da empresa juntamente com os honorários do mês JANEIRO.
2) As empresas comerciais deverão implantar programa de controle de estoques informatizados.
3) Caso a empresa preferir o escritório pode indicar alguns softwares de controle de estoque gratuitos disponíveis na internet. Dia 31: RENOVAR EXAME MÉDICO DE TODOS OS FUNCIONÁRIOS.
FEVEREIRO
Dia 28: Livros fiscais e Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte.
As empresas recebem do Escritório Contábil Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte do ano anterior referentes aos seus empregados e sócios e os Livros Fiscais do ano anterior devidamente autenticados e encadernados, para serem arquivados (Livro Caixa, Livro Diário, Livro Razão, Livros Icms. Livro Issqn, etc...). O Custo de encadernação será considerado despesa extracontábil e será cobrado da empresa juntamente com os honorários do mês FEVEREIRO.
ABRIL
Dia 15: Declaração de Renda Pessoa Física.
Até o dia 05 de abril de cada ano os empresários que desejarem que o escritório contábil faça sua declaração de renda deverão manifestar sua vontade, caso contrário será interpretado pelo escritório contábil que o próprio empresário fará sua declaração. Custo da Declaração será considerado Despesa Extracontábil.
Documentos básicos necessários para confecção da Declaração de imposto de renda pessoa física
a) Declaração de Renda Pessoa física do ano anterior (em disquete ou formulário com recibo de entrega); (somente para clientes que irão fazer a primeira declaração no escritório)
b) Saldo em 31/12 das contas de poupança, conta corrente e aplicações.
c) No caso de possuir algum consórcio, exigir da Administradora um extrato dos pagamentos efetuados no ano base da Declaração.
d) No caso de Alienação (venda) de algum bem trazer dados completos do comprador do bem, como: descrição do bem, nome completo e cpf do comprador, data e valor da alienação (venda).
e) No caso de compra de algum bem trazer todos os dados do vendedor, como: descrição do bem, nome completo/ Razão Social e Cpf/Cnpj do vendedor, data da compra e valor da compra.
f) Recibos de pagamentos a médicos, dentistas, advogados, hospitais e Laboratórios de Análises Clínicas.
g) Recibos de pagamentos de despesas com instrução.
h) Extrato de empréstimos bancários, com o valor total pago no ano base da declaração de renda e o valor que ainda está faltando, para quitar o referido empréstimo.
i) 01 Xerox do título de eleitor. (somente para clientes que irão fazer a primeira declaração no escritório)
j) Comprovante de rendimentos recebidos de pessoa jurídica.
k) Comprovantes de recebimento de pessoas físicas.
l) Nome completo, data de nascimento, cpf e grau de parentesco dos dependentes.
m) 01 Xerox do comprovante de endereço completo, caso tenha mudado de residência no último ano.
Obs: O Escritório Contábil poderá solicitar documentos complementares. |
NOVEMBRO
Dia 15: COMPROVANTE DE FREQUÊNCIA DOS FILHOS COM IDADE ENTRE 7 E 13 ANOS.Os empregados com filhos de 7 a 13 anos deverão apresentar atestado de freqüência escolar de cada filho. O NÃO CUMPRIMENTO DESTA EXIGÊNCIA CANCELA O RECEBIMENTO DO SALÁRIO FAMÍLIA.
DEZEMBRO
Dia 10: Atualização de dados cadastrais de Empregados e sócios. A empresa deverá fazer um levantamento junto aos seus funcionários e sócios e informar ao Escritório Contábil POR E-MAIL se houve alguma alteração cadastral dos empregados e sócios. Por exemplo: Alteração de Endereço Residencial, Alteração na Relação de Dependentes para o Imposto de Renda, Alteração de Estado Civil, Alteração de Telefone para contato, e-mail, MSN, SKYPE,etc.
Todas as alterações deveram ser comprovadas com xerox dos documentos comprobatórios que podem ser digitalizados e enviados por e-mail ao escritório.
Todas as alterações deveram ser comprovadas com xerox dos documentos comprobatórios que podem ser digitalizados e enviados por e-mail ao escritório.
PROCURE MANTER SEMPRE O E-MAIL DA EMPRESA RIGOROSAMENTE ATUALIZADO JUNTO AO ESCRITÓRIO CONTÁBIL |
